Wie ein heiliger Termin ein ganzes Team zusammenschweißt – und was das mit regulierten Sonderbauten zu tun hat ...
Das Projekt
Anfang 2019 kam eine Anfrage von einem Start-up. Es ging um das Projektmanagement für eine Produktionsstätte für medizinales Cannabis – und auf das Wort kommt es an: medizinal, nicht medizinisch. Eine hochregulierte Produktion mit allem, was dazugehört: Sicherheitsanforderungen, technische Gebäudeausrüstung auf einem Niveau, das bei einem solchen Projekt alles andere als trivial ist, und ein Genehmigungsumfeld, in dem man sich keine Fehler erlauben kann.
Die Anfrage kam über persönliche Kontakte, wie das bei uns oft der Fall ist.
Die Ausgangslage
Es gab ein Grundstück. Es gab einen Bauantrag. Und es gab das Geld. Was es nicht gab: ausreichend Zeit. Dem Start-up lief die Uhr davon, weil es zu einem mit dem Bund festgelegten Termin liefern musste – und dafür zu einem bestimmten Zeitpunkt in Produktion gehen musste. Es gab außerdem keine ausführende Firma und keine Planung für die technische Gebäudeausrüstung. Genau die ist bei einer solchen Produktionsstätte aber der anspruchsvollste Teil.
Wir haben die Leute kennengelernt, die Chemie hat gepasst, und wir haben einfach losgelegt – parallel ein Angebot erstellt, den Auftrag haben wir konkret erst ein paar Wochen, Monate später bekommen. Das hat uns nicht gestört. Wir fanden das Projekt spannend, wir fanden das Thema sinnhaft, und die Leute haben uns gefallen.
Der entscheidende Hebel: die Vergabestrategie
Das Wichtigste war zuerst, eine Vergabestrategie zu finden. Wir brauchten eine Firma, die zweierlei konnte. Sie musste die Hülle schnell bauen – dafür gab es eine Planung und eine kurzfristige Baugenehmigung. Und sie musste bereit sein, alles, was in der Hülle stattfindet, gemeinsam mit uns auszuplanen und im Nachgang im Open-Book-Verfahren zu vergeben. Das bedeutet eine gewisse Unsicherheit für alle Beteiligten, denn der Termin musste garantiert werden, obwohl man zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht genau wusste, welche technische Ausrüstung am Ende hineinkommt.
Wir haben eine solche Firma gefunden – aus unserem Dunstkreis. Es gab ehrlich gesagt nicht viele Treffer. Aber es gab einen, und einer reicht. Sie war bereit, das Projekt mit uns und in genau dieser Konstellation zu bauen.
Der Verlauf
Am Ende kam, wie so oft, alles ein bisschen anders als gedacht: Covid kam dazwischen und hat den Zeitplan durcheinandergebracht. Trotzdem wurde das Projekt in der richtigen Zeit fertig. Es funktioniert. Alle hatten dabei Spaß, und wir haben ohne Ärger das Ziel erreicht.
Das Muster dahinter
Mir ist an dieser Geschichte ein Muster wichtig. Die besten Projekte sind meistens die, in denen es ein klares Ziel gibt. Hier war der Termin heilig, weil die Produktion zu einem festen Zeitpunkt aufgenommen werden musste. Diesem Termin hatte sich alles unterzuordnen. Das hat eine gute Dynamik ins Team gebracht. Es wurde nicht diskutiert, ob etwas geht oder nicht geht – es war gesetzt. Das haben alle verinnerlicht, akzeptiert und dann einfach losgelegt. Und ein klares, gesetztes Ziel lässt gar nicht erst zu, dass man sich in Kleinigkeiten verzettelt.
Genauso wichtig war, am Anfang das richtige Team zusammenzustellen. Das kommt bei uns oft aus dem Netzwerk, weil wir überzeugt sind: Gute Leute bringen gute Leute.
Wenn ich den Bogen zu unserem Lessons-Learned-Workshop schlage, in dem wir intensiv über Strukturen und Organigramme gesprochen haben, dann gilt beides: Ja, wir brauchen Strukturen. Aber genauso wichtig ist, dass es von Anfang an ein klares Ziel und eine klare Vereinbarung gibt – und dass man dann nicht fackelt, sondern loslegt.
Und die KI?
Bei einem Projekt wie diesem – viele Unterlagen, enge Fristen, hohe Regulatorik – kann uns Künstliche Intelligenz wunderbar unterstützen. Sie hilft bei den vielen nicht unwichtigen Kleinigkeiten: Dokumente prüfen, auf die Schnelle gegenchecken, Plausibilität herstellen. Was die KI nicht kann, ist das, worauf es bei solchen Projekten am meisten ankommt: Leute treffen, Chemie herstellen und loslegen.
Scalaplan GmbH – Projektsteuerung für herausfordernde Projekte.
